Nyhedsbrev

Marts 2010

 

Indkøbsfællesskaber – en klar tendens i de kommunale indkøb

I de sidste 5 år er der opstået mange indkøbsfællesskaber i kommunalt regi. Faktisk er der kun 19 af landets 98 kommuner, der ikke er med i et indkøbsfællesskab.

KL har udgivet rapporten ”Udviklingsmuligheder for de kommunale indkøbsfællesskaber”, som beskriver de kommunale indkøbsfællesskaber, hvordan de er organiseret, deres ledelsesmæssige opbakning m.v.

Vi vil i dette nyhedsbrev med udgangspunkt i rapporten komme med vores bud på, hvorfor indkøbsfællesskaberne er blevet så udbredte og hvilke strategiske overvejelser, der efter vores mening også bør indgå i den fortsatte udvikling af indkøbsfællesskaberne. 

 

Hvorfor indkøbsfællesskaber

Ideen med at gå flere sammen giver god mening, når det gælder offentlige indkøb.

I mange kommuner er indkøbsfunktionerne fortsat små med 2 – 5 ansatte, også selvom strukturreformen har gjort indkøbsbudgetterne større.

Det giver mange steder en ressourceknaphed, som begrænser indkøbsfunktionens virke, herunder antallet af gennemførte udbud.

Ved at danne fællesskaber er det muligt at gennemføre flere opgaver, foretage flere udbud, få adgang til andre og flere kompetencer og ressourcer samt vidensdele.

Fællesskaberne kan give en øget volumen i indkøbene, hvilket kan bidrage til bedre priser og betingelser.

Den øgede volumen kan være en fordel for leverandørerne, da det gør aftalerne mere attraktive. Det er dog et tveægget sværd, for det gør også leverandørerne mere sårbare, hvis de taber et udbud, og måske mere stridslystne. Dette giver sig blandt andet udtryk i flere klagesager end tidligere.

De større udbud og aftaler kan også på lidt længere sigt gøre det sværere for de små og mellemstore virksomheder, men det er heldigvis noget, udbyder lovligt kan tage højde for i udbuddene. Udbuddene kan eksempelvis deles op i ”mindre bidder”, som gør det muligt for mindre virksomheder at være med.

 

Strategiske overvejelser

Det er ikke ligegyldigt, hvordan indkøbsfællesskaberne agerer på markedet og hvilken udbudsstrategi, der vælges.

Noget af det første der springer i øjnene, er de indkøbsområder, som fællesskaberne samarbejder om.

Langt de fleste af områderne er klassiske volumenvarer, så som aftørringspapir, fødevarer, kontorartikler og kopipapir.

Områder, som allerede findes på SKI – rammeaftalerne, og hvor det må formodes at SKI med sin endnu større volumen, kan opnå bedre aftaler end det enkelte indkøbsfællesskab kan opnå?

Enten er SKI rammeaftalerne ikke gode nok, eller også bruger indkøbsfællesskaberne ikke deres ressourcer på den rigtige måde.

Hvorfor indkøbsbearbejde og udbyde et område når det allerede er gjort af SKI? Hvorfor ikke bruge ressourcerne på de områder hvor der virkelig er noget at hente? Det kan eksempelvis være IT området, hvor der ofte mangler en indkøbsbearbejdning af de mange licenser, som kommunerne har.

Selvom indkøbsfællesskabet i visse tilfælde vil kunne opnå bedre priser eller vilkår end SKI på volumenvarerne, står det formentlig ikke mål med ressourceforbruget.

Der er også en naturlig grænse for, hvor langt volumenvarerne kan komme ned i pris, som er værd at overveje, før der bruges ressourcer på et udbud.

Rapporten fra KL viser i øvrigt, at brugen af SKI aftalerne samt statsaftalerne er meget begrænset i de kommunale indkøbsfællesskaber.

 

Big is beautiful?

En anden vigtig overvejelse er, om indkøbsfællesskaberne er effektive nok – set i forhold til deres størrelse?

Mange af fællesskaberne er blevet så store, at det er ressourcekrævende at skabe ”fælles fodslag”.

Der er mange interesser at varetage i indkøbsarbejdet, og brugerne er de allervigtigste. Det kan være krævende at få brugere til at blive enige indenfor et fagområde i en kommune, så det er en meget stor udfordring, når det er 12 eller 17 kommuners brugere, der skal blive enige.

I rapporten fra KL er der i bilagsmaterialet en oversigt over indkøbsfællesskaberne, som blandt andet viser, hvor mange udbud det enkelte indkøbsfællesskab har gennemført. Tallene viser en variation i det årlige antal udbud fra 1 – 50.

Hvis man kigger de største tal efter i sømmene via arkivfunktionen på TED, så er det vanskeligt at vurdere tallene, da ikke alle udbuddene er på vegne af alle deltagerne i indkøbsfællesskabet. Så det reelle antal fælles udbud kan være mindre end de tal, som der oplyses i rapporten.

Der må bedre talmateriale og dokumentation af effekterne på banen, før diskussionen om effektivitet kan komme videre, og tallene skal også sættes i forhold til de ressourcer, som de deltagende kommuner bruger.

 

Hvem skal trække læsset?

Måske skal de deltagende kommuner også se lidt nærmere på, hvad de andre i fællesskabet kan bidrage med, og hvad deres holdninger er.

Det kan eksempelvis være vanskeligt for en kommune, der vægter grønne indkøb meget højt, at deltage i fælles udbud, hvor miljøhensyn er mindre vigtige. Det er samtidig også svært for de andre kommuner at være ”mere grønne” end hvad, der er politisk opbakning til.

Andre steder er det ”Tordenskjolds soldater”, der trækker læsset, og det er helt fint, så længe det er aftalt sådan, og de pågældendes organisation er indforstået hermed. Det kræver ledelsesmæssig opbakning, hvis en indkøbschef fra en kommune eksempelvis bruger halvdelen af sin indsats i et indkøbsfællesskab på at ”oplære” nabokommunernes indkøbschefer.

Risikoen for en klagesag gør det nødvendigt for indkøbsfællesskabet at være enige i beslutninger og vurderinger. Hvis en vurdering efterfølgende underkendes af Klagenævnet, kan det være svært for kommunerne i indkøbsfællesskabet at fordele og retfærdiggøre omkostningerne – især hvis det er en vurdering, som man ikke er enig i.

Enighed kræver tid og ressourcer og kan være med til at presse de sparsomme indkøbsressourcer yderligere. 

 

Fremtidens indkøbsfællesskaber

De kommunale indkøbsfællesskaber kommer forhåbentlig til at bestå og videreudvikle sig, for det er grundlæggende en god idé at flere går sammen.

Det vi efterlyser, er en mere strategisk præget debat om fællesskabernes rolle og opgaver, som også inddrager ressourceaspekterne. Generelt har indkøbsområdet få ressourcer, og hvis indkøbsfællesskaberne skal afhjælpe denne situation, så skal der være balance mellem indsats og resultat.

Derfor skal der fremadrettet blandt andet ses på, hvor mange indkøbsfællesskaber der er plads til på det lille danske marked, og hvilke dele af det marked som indkøbsfællesskaberne skal indkøbsbearbejde.

Det skal overvejes, hvilken rolle indkøbsfællesskaberne skal have, og hvilken form det skal have. Det er jo tankevækkende, at der eksempelvis ikke er fælles indkøbspolitik i indkøbsfællesskaberne, og det kommende arbejde med udbudsstrategi i de enkelte kommuner bør også inddrage indkøbsfællesskabernes rolle. De indbyrdes spilleregler og beslutningsprocesser skal også videreudvikles, så effektiviteten kan øges.

Tiden vil vise, om de kommunale indkøbsfællesskaberne kan bidrage til et effektivt indkøbsarbejde, men har du allerede nu et bud på dette, eller har du kommentarer til emnet, så kan du maile til holmark@imm.dk.

Så kan vi sammen bringe debatten videre.